Hausverwaltung in Wolfsburg: Aufgaben und Auswahl

Eine Hausverwaltung führt aus, was die Eigentümergemeinschaft beschließt, und sorgt dafür, dass das Gebäude läuft: Sie kümmert sich um Instandhaltung, um Dienstleister, um Geld und um die Organisation der Beschlüsse. Sie entscheidet dabei in aller Regel nicht selbst über die großen Fragen, sondern bereitet sie vor. Wer eine Verwaltung sucht oder bewerten will, sollte deshalb an dieser Trennung ansetzen: Was gehört ihr, und was gehört der Gemeinschaft.

Welche Aufgaben hat eine Hausverwaltung?

Grob gesagt drei Bereiche. Der erste ist das Technische: Zustand des Gebäudes im Blick behalten, Schäden aufnehmen, Handwerker beauftragen, Wartungen organisieren, Verkehrssicherheit gewährleisten. Der zweite ist das Kaufmännische: Hausgeld einziehen, Rechnungen zahlen, Konten führen, die Rücklage verwalten und einmal im Jahr abrechnen. Der dritte ist das Organisatorische: die Versammlung vorbereiten, einladen, durchführen, Beschlüsse dokumentieren und umsetzen. Dazu kommt der Teil, der in keiner Aufgabenbeschreibung steht und über die Zufriedenheit entscheidet: Erreichbarkeit. Eine Verwaltung, die auf Anfragen antwortet, die sagt, wenn etwas dauert, und die Bescheid gibt, wenn ein Handwerker kommt, wird als gut empfunden, selbst wenn sie nicht schneller ist als andere. Eine Verwaltung, die nicht antwortet, ist auch dann schlecht, wenn im Hintergrund alles läuft. Was genau geschuldet wird, steht im Verwaltervertrag, und den sollten die Eigentümer kennen, statt ihn nur zu verlängern.

Was passiert in der Eigentümerversammlung?

Dort wird entschieden, und deshalb ist sie der wichtigste Termin des Jahres. Die Verwaltung lädt ein, in der Form und mit der Frist, die vorgegeben sind, und mit einer Tagesordnung, die erkennen lässt, worüber abgestimmt werden soll. Genau das ist der Punkt, an dem Sie hinschauen sollten: Eine Tagesordnung, auf der nur Verschiedenes steht, ist keine. Wer über eine Maßnahme abstimmen soll, braucht vorher Unterlagen, am besten mehrere Angebote, und die Möglichkeit, sie zu lesen. In der Versammlung wird beraten und abgestimmt, und was beschlossen ist, gilt, auch für die, die dagegen waren oder nicht da waren. Deshalb ist Hingehen die einfachste Form der Einflussnahme, und die Vollmacht an jemanden, der hingeht, die zweitbeste. Beschlüsse werden protokolliert und in eine Sammlung aufgenommen, in die Sie Einsicht nehmen können. Wer Wohnungseigentum erwirbt, sollte genau diese Sammlung vor dem Kauf lesen: Sie erzählt die Geschichte des Hauses ehrlicher als jedes Verkaufsgespräch.

Woran erkennen Sie eine gute Jahresabrechnung?

Daran, dass Sie sie verstehen. Eine Abrechnung soll zeigen, was eingenommen und ausgegeben wurde, wie es auf die Einheiten verteilt wurde, nach welchem Schlüssel, und wie sich die Rücklage entwickelt hat. Wenn Sie dafür einen Fachmann brauchen, ist etwas nicht in Ordnung. Achten Sie besonders auf die Rücklage, denn sie ist die eigentliche Vorsorge. Hier gibt es eine Eigenheit, die für eine planmäßig angelegte Stadt besonders zählt: Wo ganze Zeilen und Wohnanlagen in einer gemeinsamen Bauphase entstanden sind, kommen die Bauteile ungefähr gleichzeitig ans Ende ihrer Lebensdauer. Dach, Fenster, Leitungen und Heizung melden sich dann nicht nacheinander, sondern in einem überschaubaren Zeitraum. Eine Gemeinschaft, die das weiß und rechtzeitig anspart, kommt ohne Sonderumlage aus. Eine, die die Rücklage niedrig hält, damit das Hausgeld freundlich aussieht, zahlt später alles auf einmal. Fragen Sie deshalb nach einem Plan, welche großen Maßnahmen in den nächsten Jahren anstehen und ob die Rücklage dazu passt.

Wie wählen Sie eine Verwaltung aus?

Wer plant, vergleicht, und wer vergleicht, braucht gleiche Grundlagen. Geben Sie deshalb allen Anbietern dieselben Angaben: Zahl der Einheiten, Zustand, Besonderheiten, was Sie erwarten. Ein belastbares Angebot nennt dann, was in der Grundvergütung enthalten ist und was gesondert berechnet wird, denn dort liegt der Unterschied. Fragen Sie, wie viele Einheiten eine Person betreut, wie die Erreichbarkeit geregelt ist, wie schnell auf Anfragen geantwortet wird und wie ein Notfall außerhalb der Bürozeiten läuft. Lassen Sie sich eine anonymisierte Abrechnung zeigen: Sie sehen daran in wenigen Minuten, ob dort verständlich gearbeitet wird. Fragen Sie nach Referenzen aus Objekten, die Ihrem ähneln, und rufen Sie dort an. Und lesen Sie den Verwaltervertrag vor der Bestellung, mit Blick auf Laufzeit, Kündigung und Vergütung. Der günstigste Anbieter ist selten der wirtschaftlichste, denn eine Verwaltung, die nicht erreichbar ist, kostet die Gemeinschaft an anderer Stelle mehr, als sie im Vertrag spart.

Was Sie mitnehmen sollten

Trennen Sie die Rollen: Die Gemeinschaft entscheidet, die Verwaltung bereitet vor und führt aus. Gehen Sie zur Versammlung oder geben Sie eine Vollmacht, denn Beschlüsse gelten auch ohne Sie. Und schauen Sie auf die Rücklage und den Plan der nächsten Jahre, gerade dort, wo gleich gebaute Häuser gleichzeitig in dasselbe Alter kommen.